Az építőipari kivitelezési tevékenységről szóló 191/2009. (IX. 15.) Kormányrendelet 24. §-ának (2) bekezdése pontosan meghatározza az építési napló fogalmát.
„Az építési napló az építőipari kivitelezési tevékenység megkezdésétől annak befejezéséig vezetett, hatósági és bírósági eljárásban felhasználható dokumentáció, amely időrendben tartalmazza a szerződés tárgya szerinti építőipari kivitelezési tevékenység, illetve az építési-szerelési munkák adatait, továbbá a munka menetére, megfelelőségére és dokumentumaira (pl. tervrajzi kiegészítések) vonatkozó vagy az elszámoláshoz szükséges jelentős tényeket.”
Tehát ennek értelmében egy kialakult jogvita esetén az építési napló tartama felhasználható bármilyen hatósági vagy bírósági eljárásban. Ez a gyakorlatban úgy néz ki, hogy ha például az építtető vagy a műszaki ellenőr nem tesz minőségbeli kifogást vagy negatív észrevételt a beépítésnél, akkor a készített építési naplóra a kivitelező egy esetleges bírósági eljárás során megalapozottan hivatkozhat.
Az e-napló vezetése egészen az építőipari kivitelezési tevékenység megkezdésétől annak befejezéséig szabályosan vezetett, hatósági és bírósági eljárásban felhasználható hiteles dokumentum.
Az építési napló vezetése többek között arra szolgál, hogy az építési kivitelezési tevékenységek résztvevői kommunikáljanak, és a kapcsolatot fenn tudják tartani egymással.
A kivitelezés résztvevői az építési napló vezetése során, bejegyzésekkel értesítik egymást, az építést érintő fontosabb eseményekről, tényekről, körülményekről, illetve az esetleges veszélyhelyzetekről, amely az építés folyamatában a tudomásukra jut, és bármilyen módon befolyásolják a szerződésben foglalt kötelezettségeik teljesítését.
Az e-napló vezetése három példányban, magyar nyelven megírva történik. (Egy eredeti és két másolati példányban.) Az építési napló eredeti példánya azt illeti aki vezeti azt, vagy a generálkivitelezőt, vagy az alvállalkozót.
Ha a generálkivitelező feladatköre az elektronikus építési napló vezetése, az egyik másodpéldány az építtetőt illeti.
Amennyiben az alvállalkozó feladatai közé esik az elektronikus építési napló vezetése, a generálkivitelezőé lesz az egyik másodpéldány.
Az elektronikus építési napló vezetése, - valamint ha úgy állapodnak meg, az alvállalkozói építési napló vezetése is - a generálkivitelező feladata.
Az építési napló vezetésének feladatával a felelős műszaki vezető is megbízható, de ezt a tényt az építési naplóban mindenképp rögzíteni kell, és mindkét félnek alá kell írnia.
E-napló vezetése során minden munkavégzési napon történnie kell bejegyzésnek.
Az elektronikus építési napló vezetése folyamatos, tehát megszakítások nélkül KÖTELESEK vezetni! Nincs arra lehetőség, hogy az adott építési tevékenység után napokkal vagy akár a teljes építési tevékenység lezárultával tegyen eleget az ilyen kötelezettségének az építési napló vezetésére kötelezett fél!
Sőt az e-napló vezetése során még azt is jelezni kell, ha nem történik munkavégzés bizonyos napokon. Ezt a tényt – a munkálatok várható folytatási napjának megjelölésével – az utolsó munkavégzési napon kell bejegyezni.
Az építési napló vezetése során a folyamatosan és precízen végzett bejegyzések azért is annyira lényegesek, mert ezekhez a későbbiekben fontos joghatások kapcsolódhatnak.
Példának okáért ha építési műszaki ellenőrt nem szükséges megbízni, vagy egyébként sem kerül megbízásra, akkor a vállalkozó kivitelezőnek biztosítania kell az ő feladatainak elvégzését is (és az elektronikus építési napló vezetése során, a megfelelő helyen, bejegyzett értesítés formájában jelezni ezt) azért, hogy az építtető ellenőrizhesse a beépített eltakarásra kerülő berendezések szabályosságát.
Abban az esetben, ha a vállalkozó kivitelező ennek az értesítési kötelezettségének nem tesz eleget, (a beépítést követően az e-építési napló vezetése nem tartalmaz erre utaló bejegyzést) akkor az építtető – egy esetleges vita esetén – jogos alappal érvényesítheti későbbi szavatossági igényét a kivitelezővel szemben.
Az építési napló vezetése ár szempontjából több kategóriára is osztható. Mivel készülhet akár az építtető nevében napló készenlétbe helyezéssel és nyitással illetve, a vállalkozó vagy a felelős műszaki vezető nevében napló vezetéssel is.
Az építési napló vezetése ár/érték arányban a következőket foglalhatja magába:
Jogszabály alapján az e-építési napló nyitása az építtető, viszont az e-napló vezetése a kivitelező vállalkozó feladata. A kivitelező ezt a jogát (vagyis kötelezettségét) átengedheti a felelős műszaki vezetőnek a hatályos jogszabályok alapján – de az ezzel kapcsolatban tett megállapodásukat az e-építési napló nyitása után mindenféleképpen rögzíteni kell a naplóban.
Minden építésügyi hatósági engedélyhez vagy tudomásulvételi eljáráshoz kötött, illetve a Kbt. hatálya alá tartozó építőipari kivitelezési tevékenység végzéséről, elektronikus építési napló vezetése szükséges.
Mindenféle építési tevékenység megkezdése előtt az építtetőnek kötelessége készenlétbe helyezni az e-építési naplót. Ezt követően az e-építési napló alkalmazási felületén az építési munkaterületet át kell adnia a vállalkozó kivitelezőnek – az e-főnapló akkor válik hivatalosan is megnyitottá, miután a vállalkozó kivitelező a munkaterület átadását elfogadta.
Természetesen az építési munkaterület átadását elektronikus építési napló vezetése esetén – eseti bejegyzés mellett – az első e-főnaplóban rögzíteni kell, ezt követően lehet csak a helyszínen az építési tevékenységet megkezdeni.
A gyakorlatban sokszor jelent problémát a munkaterület átadásának elmaradása, illetve az ezzel kapcsolatos nem megfelelő dokumentumok feltöltése az e-napló vezetése során.
A munkaterület jogszabályoknak megfelelő átadása azért annyira kiemelkedően fontos, mivel ennek elmaradása vagy nem a jogszabályokban foglaltak szerinti végzése esetén az építésfelügyeleti hatóság az építésügyi és építésfelügyeleti hatósági eljárásokról és ellenőrzésekről, valamint az építésügyi hatósági szolgáltatásról szóló 312/2012. (XI. 8.) Korm. rendelet 65. §-a (1) bekezdésének d) pontja alapján azonnal megtiltja az építési tevékenység folytatását egészen addig, amíg az építtető nem tesz eleget a fenti kötelezettségének a jogszabályokban foglaltak szerint.
Ha az építtető egy fővállalkozó szolgáltatásait veszi igénybe, akkor az ő feladata lesz az elektronikus építési napló vezetése.
Ebben az esetben a fővállalkozó kivitelező külön megállapodás alapján az alvállalkozói építési napló vezetésére is jogosult. Így amennyiben szükséges, alvállalkozói napló nyitását is elvégzem, valamint az alvállalkozói építési napló megfelelő vezetését is ellenőrzöm.
A fővállalkozó kivitelező az e-főnaplót, az alvállalkozó kivitelező az e-alnaplót az építési munkaterület átvételekor az átvétel időpontjának rögzítésével nyitja meg, illetve az építőipari kivitelezési tevékenység befejezését követően az építési munkaterületről levonulás pontos időpontjának rögzítésével zárja le.
2013. október 1. után megkezdett építkezések nagyrésze kizárólag elektronikus építési napló nyitásával és vezetésével folytatható. E szabály alól a Jogalkotó 2019. október 24-i hatállyal bevezetett egy olyan kivételt, hogy egyszerű bejelentés alapján folyamatban lévő építkezések esetében nem szükséges e-építési napló nyitása és e-építési napló vezetése, (valamint nem kell bejelenteni az egyszerű bejelentési dokumentációtól történő eltérést sem) ha ez a saját célú lakhatást szolgálja. Ezt a kivételt leszámítva a többi építési tevékenység továbbra is csak e-építési napló nyitásával és e-napló vezetése után végezhető!
Ha az építtető nem tesz eleget az e-napló nyitási kötelezettségének, az építésfelügyeleti hatóság azonnali hatállyal megtiltja az építési tevékenység folytatását!
Azonban azt is szükséges megemlíteni, hogy ha a kivitelező az e-napló vezetése során az e-építési naplót nem a jogszabályokban meghatározott módon vezeti, akkor az építésfelügyeleti hatóság „csupán” csak bírságot szabhat ki. (Ez alól mindössze egy kivétel van, mégpedig az, amikor az eltakarásra kerülő szerkezet beépítésének a dokumentálása elmarad.)
Az építési tevékenységek végeztével az építtető felhívására, műszaki átadás-átvételi eljárást kell végezni, minek során jegyzőkönyvben kell rögzíteni az esetlegesen felmerült hibákat. Ezen hibák kijavítása után kerülhet sor az építtető által a teljesítésigazolás kiállítására és a szerződésben meghatározott ellenérték kifizetésére, valamint a kivitelező vállalkozó által a munkaterület visszaadására az építtető részére.
A fentebb meghatározottaknak megfelelőn, amíg a megrendelő nem fizeti meg a szerződésben foglalt ellenértéket, addig nem kerülhet sor a munkaterület visszaadására, és így nem kérhető meg az épület terv szerinti elkészülését igazoló hatósági bizonyítvány (egyszerű bejelentés esetén), valamint építési engedély alapján folyamatban lévő építkezés esetében, nem kezdeményezhető a használatba vételi engedély megadása iránti kérelmezés (egészen addig az időpontig, amíg az építtetőnek nem adják át a munkaterületet).
Ezzel ösztönözve a megrendelőket arra, hogy eleget tegyenek a fizetési kötelezettségüknek, és ezáltal ne maradjanak ki nem fizetett építési vállalkozók.
Természetesen az építési munkaterület visszaadása után, az építtetőnek kötelessége megszüntetni az e-építési napló készenlétbe helyezését is.